Wenn Sie mehrere Immobilien-Objekte betreuen, stehen Sie vielleicht auch vor einer Aufgabe, die gern vertagt wird. Manchmal ist es der Sturm und ein Ast bricht oder ein Baum fällt um, ein anderes Mal beschwert sich ein Mieter oder Nachbar über die fehlende Baumpflege und irgendwann kommt dann die Situation, umgehend tätig werden zu müssen.
Wie gehen Sie vor? Suchen Sie einen Baumpfleger – möglichst den günstigsten – der dann mal selbst entscheiden soll, welche Maßnahmen nötig sind? Dann werden Sie sicher in der Lage sein, sowohl die Notwendigkeit einschätzen zu können und natürlich können Sie im Anschluss die Arbeiten auch entsprechend der ZTV-Baumpflege abnehmen. In dem Fall brauchen Sie nicht weiterzulesen. Aber vergleichen Sie dieses Maßnahmenmanagement mal mit der HOAI für Bauleistungen.
Verantwortliche für Immobilien mit Bäumen, die sich diese Objekt- und Fachplanung für Baumbestände nicht zutrauen, werden durch Fachleute im Baummanagement geholfen. Unabhängige Experten können genau einschätzen und priorisieren, ob, wann und welche Maßnahme erledigt werden muss. Diese Maßnahme muss genau und im Idealfall entsprechend der DIN 18299 ff bzw. der ZTV-Baumpflege usw. formuliert werden um vergleichbare Angebote zu erhalten. Die Maßnahmen müssen dann an eine geeignete Firma vergeben und überwacht werden, danach folgt die Abnahme der Leistung und ggf. die Prüfung der Rechnung.
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Es gibt viele gute Modelle, die nachfolgend betrachtet werden.
Aber zunächst...
Fällungen sind kein Thema!
In der Baumkontrolle steht die Bestandsökonomie bei uns an erster Stelle – mit dem Wissen, dass die Lebensdauer eines Baumes unmittelbar und mit dem größten Faktor auf die Baum-Bilanz einwirkt, wird eine Baumfällung nur bei weniger als 2 – 5 ‰ der Baumkontrollen empfohlen und spielt kaum eine Rolle. Für andere Baumpflege-Maßnahmen gilt aber ebenso ein Vermeidungsgebot und es wird genau das empfohlen, was für diesen individuellen Baum und seinen verkehrssicheren Fortbestand notwendig ist. Für Baumbestands-Kunden setze ich nur Baumkontrolleurinnen und Baumkontrolleure ein, die nicht gleichzeitig in der operativen Baumpflege beim selben Kunden in Erscheinung treten. Interessenskonflikte werden dadurch ausgeschlossen.
Um die Maßnahmen innerhalb einer Baumkontrolle präzise zu beschreiben, hilft das Baummanagement-Programm treeSPOT. Strategische Pflegehinweise und die Kontrollergebnisse werden In wenigen Sekunden als ausschreibungsfähige Leistungsbeschreibung gespeichert.
Der administrative Teil im Maßnahmenmanagement folgt in Echtzeit aus dem Baum-Büro. So können Objekte oder Leistungsmerkmale sinnvoll gefiltert und als Angebotsanfrage gespeichert, oder als Liste mit QR-Code mit Baumpflegebetrieben kommuniziert werden. Gängige „Sicherheits-Kalkulationen“ in denen unbekannte Umstände eingepreist werden, entfallen. Anbietende können baumgenau auf sämtliche Informationen zugreifen, ohne eine Ortsbegehung vornehmen zu müssen. So vorbereitete Leistungsbeschreibungen werden insbesondere von qualitativ leistungsstarken Betrieben, geschätzt und mit realistischen Angeboten honoriert.
Nicht unüblich ist es, dass einzelne Objekte tatsächlich auch als eigenständige Wirtschaftseinheit geführt werden. Anbieter, die insgesamt über alle Objekte vielleicht den günstigsten Preis abgegeben haben müssen nicht unbedingt die günstigste Wahl bei allen einzeln betrachteten Objekten sein. So liegt vielleicht das ein oder andere Objekt einfach nicht im üblichen Umkreis der Firma. Wir können die Leistungen daher objektgenau vergeben und dadurch ihre gewachsenen Strukturen berücksichtigen.
In regelmäßigen Abständen überprüfen wir den Status der formgerecht an verschiedenen Firmen vergebenen Einzelmaßnahmen mit Blick auf die Priorität und etwaigen Fristen. Falls Maßnahmen übersehen wurden, fällt das auf und die Firmen werden kontaktiert. Mit Fertigstellung kann die Rechnung geprüft werden und entweder wird der Maßnahmenstatus im Programm geprüft oder korrigiert. Mit der Rechnungsprüfung wird sichergestellt, dass die richtigen Maßnahmen korrekt abgerechnet werden.
Im Zuge der nächsten Folgekontrolle werden die Kontrollierenden auf eine fertiggestellte Leistung hingewiesen und prüfen die Richtigkeit der Erledigung. Etwaige Probleme können auf der Fachebene mit den ausführenden Firmen geklärt werden.
die Stand- und Bruchsicherheit entsprechend der berechtigten Verkehrssicherheitserwartung des Verkehrs wird dabei zwingend berücksichtigt. Die notwendige Sorgfalt können Sie damit automatisch nachweisen.
Ähnlich günstig steht dem externen Baummanagement ein Modell gegenüber, indem die Firma alle Unterhaltungsaufgaben selbständig zu Fixkosten pro Jahr übernimmt. Soweit die Bestandsgröße in der Baumanzahl klar definiert ist und etwaige Sukzessionsgewächse keine Ersatzpflanzung nach Fällung ersetzen, ist dieses Modell sehr vergleichbar. Eine Klausel, die Fällungen als Extra-Leistung vorsieht, verhindert einen nachhaltigen Baumbestand.
Für die Immobilien-Kalkulation ist dieses Modell von Vorteil, denn jegliches Risiko geht an die anbietende Firma über und den Immobilien-Verantwortlichen bleibt lediglich die obligatorische Kontrolle. Jedoch ist die Übernahme solcher Risiken stets auch mit Kosten verbunden, die in der Regel aufgeschlagen werden.
In der Praxis scheint dies die häufigste Vorgehensweise zu sein. Einzelne Fälle zeigen, dass diese Wahl mit zuverlässigen und hochqualifizierten Baumpflegebetrieben grundsätzlich funktionieren kann. Zu Bedenken ist, dass der Interessenskonflikt mit fallender Baumkontroll-Kostenkalkulation steigt.
Vorteilhaft sind die in der Regel geringen Administrationskosten, jedoch kann die Leistung kaum im Wettbewerb verglichen werden. Wenn die Firma übermäßig viele Maßnahmen empfiehlt, können die Beauftragenden kaum etwas dagegen unternehmen – eine nicht durchgeführte Leistung kann sich im Schadensfall sehr negativ auswirken.
Diese Vorgehensweise ist daher nur erfolgversprechend, wenn ein hohes Vertrauensverhältnis zur ausführenden Firma vorliegt.
Leider oft zu beobachten: „Ein Verantwortlicher aus dem Friedhofsausschuss (Laie) sucht sich x-beliebige Baumpflegefirmen und geht über den Friedhof, um die Fachfirma erklären zu lassen, was alles gemacht werden müsse…“.
Problem Nr. 1: Angebote sind nicht vergleichbar
Problem Nr. 2: oft wird zu viel vorgeschlagen! hochqualifizierte Firmen stehen i.d.R. schlechter da, weil weniger Leistungen zu höheren Einzelpreisen angeboten werden.
Problem Nr. 3: Überpflege wird nicht unabhängig geprüft. Jeder Pflegeschnitt - außer im Totholz - ist ein Schaden am Baum und es ist immer fachlich abzuwägen, ob Nutzen oder Schaden überwiegen. Es ist viel billiger ganze Astpartien zu entfernen, als mehrere kleinere Totäste innerhalb dieser Partien.
GENAU so viel wie nötig ist also aufwendiger - zu viel ist billig!
Problem Nr. 4: Interessenskonflikt – „Wird dieser Baum nicht angefahren, dann verdient die Fa. kein Geld, muss sich im Schadensfall aber aufwendig rechtfertigen – Wird dieser Baum angefahren und Totholz entfernt – auch wenn nicht vorhanden (!) – dann kann nichts mehr herunterfallen und zudem ist die Maßnahme abrechenbar.“
WICHTIG: eine Maßnahmen-Akquise ist keine Baumkontrolle!
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